엑셀 데이터 정렬 - 정렬부터 사용자 지정 정렬까지

데이터 정렬 문제는 스프레드 시트 과목 필기에선 크게 잘 나오진 않지만, 실기나 실무에서는 중요하기 때문에 아는 편이 좋다. 이와 관련된 내용을 정리하며 공부하려 한다.

1. 데이터 정렬(sorting data)

데이터 정렬(sorting data)은 워크시트에 표 모양으로 작성된 목록의 데이터를 특정 순서에 따라 재배열 하는 것을 말한다. 기본적으로 행 단위로 정렬되며, 정렬 기준의 추가는 최대 64개까지 지정 가능하다. 숨겨진 열이나 행은 정렬시 이동되지 않으며, 그렇기에 데이터를 정렬하기 전에는 숨겨진 열과 행을 표시하는 것이 좋다.

오름차순 정렬	숫자 - 기호 문자 - 영문자(영문 소문자 - 영문 대문자) - 한글 - 논리값 - 오류값 - 빈 셀
내림차순 정렬	오류값 - 논리값 - 한글 - 영문자(영문 대문자 - 영문 소문자) - 기호 문자 - 숫자 - 빈 셀

정렬 방식은 크게 오름차순과 내림차순, 사용자 지정 목록이 있으며, 이들은 셀값에 따라 정렬된다. 추가로, 빈 셀(공백)은 정렬 순서와 관계없이 항상 마지막으로 정렬된다! 또, [사용자 지정 정렬]에서 정렬 기준에서 값, 셀 색, 글꼴 색, 셀 아이콘  중 하나를 선택해 정렬 기준을 정할 수 있다. 

 

오름차순 기준으로 위의 정렬 순서를 세분시켜보자.

오름차순 데이터 정렬(윗부분이 맨 앞부분)
숫자	작은 수 - 큰 수 (음수 - 양수)
텍스트(문자)	기호(특수 문자) - 영문(소문자 - 대문자) - 한글
논리값	거짓(FALSE) - 참(TRUE)
오류값	오류값이 발생된 순
빈 셀	항상 마지막으로 정렬

이 외에도 참고하면 좋은 규칙들이 있다.

 

우선, 영문 대/소문자를 구분하도록 설정했을 경우, 오름차순 정렬을 하면 아래처럼 소문자 - 대문자 순으로 정렬된다. 이는 위에서도 2번 정도 강조했던 내용이니 눈으로 보면 바로 이해될 것이다.

3 - 5 - @ - a - A

그 다음, 텍스트(문자)와 숫자가 같이 포함된 셀의 경우를 보자. A100, A1, A11은 어떤 순서로 정렬될까? 직관적으로 보면 숫자의 크기가 1, 11, 100이니까, A1, A11, A100 순으로 정렬될 것 같지만 실제로는 다르다. 이런 경우는 왼쪽부터 비교해서 정렬시킨다.

A1 - A100 - A11

정렬 범위도 꽤 중요한데, 셀 범위를 지정하지 않고 정렬을 실행하면 현재 셀 포인터를 기준으로 인접한 데이터를 모든 범위로 자동 지정하며, 특정한 셀 범위를 설정해야만 해당 범위만 정렬된다.

 

2. 정렬 방법

우선, 정렬 기준이 1개일 때를 살펴보자. 임의의 하나의 열을 기준으로 목록 전체를 정렬하고자 할 경우, 기준이 되는 열에서 한 셀을 선택한 후  [데이터] - [정렬 및 필터] 그룹 - [텍스트 오름차순 정렬] 혹은 [텍스트 내림차순 정렬]을 클릭하면 된다.

 

그 다음, 정렬 기준이 여러 개일 때는 데이터 목록 중 임의의 한 셀을 선택한 후 [데이터] - [정렬 및 필터] 그룹 - [정렬]을 클릭한다.

그렇게 되면 위와 같은 [정렬] 대화 상자가 나타나는데, 여기서 [기준 추가] 단추를 클릭해 여러 개의 정렬 기준을 생성할 수 있다. 각 기준에 따라 정렬 방식을 다르게 설정할 수 있으니 경우에 따라 이용하면 되겠다.

 

3. [정렬 옵션] 대화 상자

[정렬] 대화 상자에서 우측 상단의 [옵션] 단추를 클릭하면 [정렬 옵션] 대화 상자가 나타난다. 여기서는 대/소문자 구분 여부와 정렬 방향(위쪽에서 아래쪽, 왼쪽에서 오른쪽)을 지정할 수 있다.

 

4. 사용자 지정 정렬

사용자 지정 정렬은 사용자가 '사용자 지정 목록'에 등록한 목록을 기준으로 정렬하는 기능을 말한다. 

여기서 사용자 지정 목록이란 일정한 연관성을 가진 문자열을 정해진 순서대로 만들어 놓은 것으로, 자동 채우기나 정렬 등에서 사용된다.

[파일]탭 [옵션]을 클릭해  [옵션] 상자가 열리면 [고급]탭에서 쭉 내려 [일반]의 [사용자 지정 목록 편집] 단추를 클릭하면, 아래의 [사용자 지정 목록] 상자가 열린다. 혹은 [정렬]에 들어가서 [사용자 지정 목록]을 클릭하면 같은 상자가 나온다. 편한 방법을 쓰길 바란다.

여기서 [새 목록]을 들어가서 원하는 정렬 방식을 입력하면 된다. 예를 들면 '사장, 이사, 부장, 차장, 과장, 대리, 주임, 사원'과 같이 말이다. 이렇게 만든 새로운 목록은 컴퓨터의 레지스트레 추가되며 그 목록들만 추가하거나 삭제할 수 있다는 특징이 있다. 다만 엑셀에서 기본적으로 제공하는 목록은 수정하거나 제거할 수 없다.